왜 회의가 문제일까?
37%
직장인이 회의가 비효율적이라고 느낌
23시간
주당 평균 회의 시간 (관리자)
71%
회의 후 일이 더 늘었다고 느낌
핵심: "이 회의가 정말 필요한가?" 먼저 물어보세요. 이메일이나 메시지로 해결할 수 있다면 회의를 잡지 마세요.
1 회의 전: 철저한 준비
회의가 필요한지 체크리스트
하나도 해당 안 되면, 회의 대신 다른 방법을 고려하세요.
효과적인 회의 초대
필수 포함 사항
- • 명확한 회의 목적
- • 구체적인 안건 (agenda)
- • 예상 소요 시간
- • 사전 읽어올 자료 (있다면)
- • 각 참석자의 역할
참석자 선정
- • 꼭 필요한 사람만 (7명 이하)
- • 의사결정권자 포함
- • 정보 공유만 필요한 사람은 제외
- • 대리 참석 가능한지 확인
안건(Agenda) 작성 예시
제목: 2분기 마케팅 전략 회의
목적: Q2 캠페인 방향 결정
- 1. Q1 성과 리뷰 (10분) - 김마케팅
- 2. Q2 목표 및 예산 검토 (10분) - 이기획
- 3. 캠페인 아이디어 토론 (20분) - 전원
- 4. 우선순위 결정 (10분) - 전원
- 5. 액션 아이템 정리 (5분) - 박팀장
2 회의 중: 효율적 진행
회의 진행 규칙
✓정시에 시작, 정시에 종료
✓한 사람씩 발언 (끼어들지 않기)
✓노트북/폰은 필요할 때만
✓주제를 벗어나면 "파킹랏"에 기록
✓모든 의견은 존중
✓결론 없이 끝내지 않기
퍼실리테이터(진행자)의 역할
- 1.시간 관리: 각 안건별 시간을 지키고 알림
- 2.발언 기회: 조용한 참석자에게도 의견을 물음
- 3.논점 정리: 토론이 길어지면 요약하고 정리
- 4.결론 도출: 합의점을 찾고 명확히 정리
파킹랏(Parking Lot) 기법
회의 주제와 관련 있지만 지금 논의하기엔 적합하지 않은 내용을 따로 기록해두는 방법입니다.
"좋은 의견인데, 지금 안건과는 조금 다른 주제네요. 파킹랏에 적어두고 나중에 별도로 논의하면 어떨까요?"
3 회의 후: 확실한 팔로우업
회의록 필수 포함 사항
- • 결정 사항: 무엇이 결정되었는지
- • 액션 아이템: 누가, 무엇을, 언제까지
- • 파킹랏: 나중에 논의할 주제들
- • 다음 회의: 필요하다면 일정
회의록 예시
2분기 마케팅 전략 회의 (2025.01.15)
결정 사항:
- - SNS 광고 예산 20% 증액
- - 인플루언서 마케팅 시작
액션 아이템:
- - 김마케팅: 인플루언서 리스트 작성 (1/20까지)
- - 이기획: 광고 예산안 수정 (1/17까지)
다음 회의:
1/22(월) 오후 2시, 캠페인 상세 기획
팔로우업 체크리스트
회의 종류별 팁
브레인스토밍
- • 아이디어 비판 금지
- • 황당한 아이디어도 환영
- • 양을 중시 (질은 나중에)
- • 다른 아이디어에 덧붙이기 권장
의사결정 회의
- • 선택지를 명확히 제시
- • 각 선택지의 장단점 정리
- • 결정 기준 먼저 합의
- • 반드시 결론 내고 종료
정기 미팅 (주간/월간)
- • 고정된 시간, 짧은 시간
- • 정해진 포맷 활용
- • 진행상황 공유 위주
- • 깊은 논의는 별도 회의로
온라인 회의
- • 카메라 켜기 권장
- • 발언 전 이름 말하기
- • 화면 공유 적극 활용
- • 채팅으로 질문/의견 보조
회의 없는 날 만들기
많은 회사들이 "회의 없는 날"을 도입하고 있습니다. 집중 업무 시간을 확보하기 위한 방법입니다.
적용 예시
- • 수요일 오전: 회의 금지
- • 금요일 오후: 집중 업무 시간
- • 점심 전후 1시간: 회의 금지
효과
- • 딥 워크 시간 확보
- • 컨텍스트 스위칭 감소
- • 직원 만족도 향상